Firma se však v minulosti v souvislosti s kávovým servisem dlouhodobě potýkala s řadou problémů, jejichž řešení bylo čím dál akutnější. Slabé kávovary nestíhaly vydávat nápoje podle potřeby, každou chvíli bylo navíc třeba volat servis kvůli poruchám. O údržbu strojů se starala externí úklidová firma, což servis prodražovalo a také prodlužovalo. Postupem času se situace stávala až neúnosnou.
Kde to dříve drhlo
Čtyři patra, 100 lidí, dvě špičky denně
Společnost PKV v současné době sídlí ve zbrusu nové kancelářské budově Vlněna v centru Brna. Pronajatá má čtyři patra společných kanceláří, v nichž dohromady pracuje přes 100 zaměstnanců. Během dne se objevují dvě špičky, a to ráno po příchodu lidí do práce a také krátce po obědě. Další nápoje se vydávají průběžně během dne s možností jednorázových požadavků na větší počet najednou, například při obchodních jednáních, kterých se účastní více lidí. Kávu je v takovém případě třeba připravit v co nejkratším čase a nejvyšší kvalitě.
Problémy, které provoz kávovarů znepříjemňovaly:
- PKV má přes 100 zaměstnanců, denně je nutné vydat až několik set nápojů
- Kapacita starých kávovarů zdaleka nevyhovovala
- Vzhledem k neustálému provozu na plný výkon stroje trpěly vysokou poruchovostí
- Kvůli neustálému servisu se jejich provoz značně prodražoval
- O údržbu a servis se starala externí úklidová firma
- Vzhledem k častým náborům bylo nutné pracovníky pravidelně doškolovat
Pomalé kávovary nutící stát lidi ve frontách
Koho může případ firmy PKV inspirovat?
Tuto inspiraci určitě oceníte, pokud jste například:
- Office manažer nebo manažerka
- Facility manažer nebo manažerka
- Pracujete na obdobné pozici v sdílených open spacech nebo větších kancelářských prostorách s desítkami až stovkou zaměstnanců
Očekávání PKV a zadání pro AG machine
Nově poptávané řešení mělo především odstranit všechny výše uvedené problémy. Hlavním cílem bylo podstatné zvýšení výkonu kávovarů a z něj plynoucí rychlejší výdej káv. Zcela odpadnout měly fronty ve špičkách, zjednodušit a zkvalitnit se měl také servis strojů. Stejně tak se měly snížit provozní náklady. Důležité bylo i zvýšení kvality kávy jako takové.
Jaká přání a požadavky PKV jsme splnili:
Vysoká kapacita až 300 káv denně
Jedním z hlavních požadavků managementu společnosti PKV byl bezproblémový výdej vysokého počtu káv. Jejich počet může velmi snadnou dosáhnout až 300 denně – počítá se s tím, že zaměstnanec v práci vypije dvě až tři.
Snadná obsluha bez nutnosti školení
Každý pracovník musí být schopen ovládání pochopit velmi rychle, aby příprava jeho nápoje trvala co nejkratší dobu. Nové superautomatické stroje tuto podmínku zcela splňují – nápoj připraví na jedno stisknutí tlačítka.
Větší výběr nápojů pro všechny
Firma PKV si zakládá na tom, že chce nabízet také několik alternativ pro ty, kteří kávu buď vůbec nepijí. Nové stroje tak měly umět nabídnout i instantní směsi na čokoládové a mléčné speciality. Nyní si může vybrat skutečně každý.
Pravidelný a spolehlivý servis
Pomalý servis s kolísající kvalitou byl minulostí. V plánu byl nejen pravidelný servis, ale také co nejrychlejší odstraňování náhlých závad, a to pokud možno zdarma.
Jak jsme v PKV postupovali
- Zjištění přesných požadavků zákazníka.
- Osobní návštěva ve firmě a průzkum prostor.
- Seznámení se s realitou zaměstnanců.
- Vypracování řešení na základě kritérií, rozpočtu a naší expertízy.
- Instalace a zprovoznění strojů.
- Zaškolení pracovníků na údržbu a čištění.
Ideální řešení jako překvapení pro zaměstnance
Při instalaci kávovarů jsme dbali především na to, abychom prací nerušili provoz kanceláří. Stroje jsme instalovali a zprovozňovali po jednom, a to mimo pracovní dobu společnosti PKV. Práce na každém z nich trvala zhruba 1,5 hodiny.
Použitý stroj
Model kávovaru
Egro Next top milk
Čtyři superautomatické kávovary, jeden pro každé patro.
Klíčové vlastnosti
- Superautomatický kávovar s ovládáním jedním dotykem
- Výkonný, přizpůsobitelný software ovládaný aplikací
- Espresso nápoje v barista kvalitě
- Automaticky napařované a dávkované mléko
- Samonastavitelná technologie mletí
Role strojů v kancelářích PKV
Zaměstnanci mají nyní k dispozici celý den kávovary, které jim připraví perfektní kávu a další nápoje. Vše zvládnou během několika sekund sami jedním stiskem tlačítka.
Co naše řešení přináší do PKV
Naše přínosy v číslech
100 % úspora na servisu
Servis je nyní zcela zdarma. Pokud se cokoli pokazí, stačí zvednout telefon a technici to opraví bez nákladů.
Kratší čekací doba
Na nápoj se čeká o desítky procent méně. Fronty zmizely, produktivita roste.
Efektivnější práce
Zaměstnanci mají víc času na práci. Příprava nápoje trvá jen pár sekund jedním stiskem.
Myslete na to, že káva dělá první dojem
Výsledky řešení se projevily ihned. Zaměstnanci PKV i návštěvy jsou podle ohlasů s fungováním kávovarů a kvalitou kávy mimořádně spokojeni. To se projevuje na jejich vyšší produktivitě i na celkové atmosféře ve firmě. Spokojenost panuje také s dodávkou spotřebního materiálu, který dopravce doveze až do 13. patra kanceláří.
Zhodnocení a doporučení
Shrnutí přínosů
Výkon kávovarů nastavený přesně podle podmínek
Základem pro provoz kávovarů ve velkých kancelářích je určitě povědomí, kolik káv či nápojů obecně je třeba denně připravit. Od toho se následně odvíjí výkon použitých kávovarů. Slabší stroje nebudou stíhat výdej a vzhledem k neustálému plnému vytížení budou pravděpodobně náchylné k poruchám. Předimenzované kávovary zase hrozí zbytečně vysokými náklady na provoz.
Monitoring hlídající cenu nápojů i stav kávovarů
V případě nejen velkých firem doporučujeme ke zvážení zavedení monitoringu počtu vydaných nápojů. Umožní snadný propočet ceny za jednu vydanou kávu, což pomůže např. při sestavování rozpočtu. Vzdálený monitoring stroje zase sleduje jeho technický stav a je schopen upozornit na problém, ještě než se automat zcela porouchá.
Snadná obsluha jako klíč k rychlé přípravě nápojů
Pokud si zaměstnanci připravují nápoje sami, doporučujeme stroje s co nejjednodušší obsluhou. Odpadnou tím nejen školení potřebná k pochopení ovládání – v podmínkách desítek či stovek lidí organizačně velmi složitá – ale i nutnost ladění kávovaru před přípravou každého jednoho nápoje. Superautomatické stroje představují pro tyto případy ideální volbu.
Pozornost věnujte také servisu
Při rozhodování, jaké řešení zvolit, také berte v potaz servisní podmínky. Do nich spadají nejen pravidelná údržba, ale také případné opravy poruch. Pamatujte, že na první pohled velmi výhodný pronájem nemusí obsahovat cenu za servis, což pak provoz může výsledně prodražit. V AG machine vše uvádíme na rovinu a skrytých nákladů se u nás nemusíte bát.
Chcete dopřát vašim zaměstnancům víc?
V PKV to od začátku šlape výborně kávovarům i zaměstnancům. Proto jsme po několika měsících ke kávě a dalším nápojům přidali také různé snacky a čaje z naší nabídky. I na ně již máme od zaměstnanců kladné ohlasy.
Potřebujete pomoci s kávovým servisem?
Potýkáte se u vás ve firmě s podobnou situací, jako před časem PKV, a nevíte si rady? Rádi vám pomůžeme a navrhneme optimální řešení přesně na míru vašim požadavkům. Objednejte si u nás nezávaznou konzultaci nebo požádejte o bezplatnou diagnostiku provozu.